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第17章（第1页）

在开会之前，秘书必须分发会议所需的多种文件。其中最重要的是议程。它必须先跟主席讨论，并经主席核准，而讨论应当包括出席人员所提的意见，看看是否以书面先行分发，还是留待口头报告。

议程通常包括：（1）会议或委员会的名称；（2）开会时间、日期及地点；（3）会议目的；（4）报告事项：‐‐须解释事项，‐‐上次会议记录中待办事项，‐‐新发生的事情（如果没有列在别处）；（5）按顺序，并互相参照文件列出主要讨论事项；（6）其他事项；（7）下次会议的细节事项。主席跟秘书应当一起商量哪一项该提出必须的资料，而秘书可能需要催提案人把这些资料送来。他的工作是保证议程与其他文件能按时分发，以及其他食宿供应、地图等事宜。

秘书亦应负责保证有良好的物质安排：会议室、桌椅、纸张供应、点心、图表，或其他视听器材。

总之，在会议前，秘书应当保证会议将在健全的行政基础上召开。

2会议中秘书应注意的主要事项是保证有正确的记录可供分发。即使记录也许先以摘要方式来传阅，但秘书必须保证有份完整的记录，它可以帮助秘书随后作总结，也可在遇到有人要求修改时充作确认书之用。磁带录音是一种很好的确认资料，即使是备而无用。

当议程上每一事项讨论完后，秘书应当搞清楚他确实了解经讨论通过的事项。这听起来很容易。遇到好的主席，这是很容易的；主席把讨论结果作出总结，解说作成的决定，并确实让秘书把它记录下来。但能力欠佳的主席，所作的决定可能很是模糊的，只有当秘书要求澄清，并坚持非弄清楚不可时，才能把意思弄明白。

当然也有委员会故意把所作决定搞得模糊不清。它是一种很好的政治策略，让会议暧昧不明，待散会后写一份圈内人所乐于见到的会议记录。它对政治会议来说是非常好的，但不应当是商业会议的正常行为。

他的首要工作虽然是写出正确的会议记录，但他在会议期间还有其他一些有关的事情要做。他通常不应当加入讨论，但他有责任去改正不正确的事实，特别是将委员会内以前的办法或决定，作错误的引用。

他在会议期间应当设法预估辅助性资料的需求，并有拷贝好的会议文件以供索取。

他可以让主席专心注意于想参加讨论的发言者，或注意那些想当场提供意见，但还并不出名的人。

他应当留意会议的进行情形。如果需要的话，他应当提醒主席，帮助他不要偏离主题，并按照计划进行。

秘书也须关心与会人员的福利。空调、灯光、点心、叫计程车，所有这些问题都是他需要关注的。

3会议后会议记录是秘书最为关心的事。

目前的趋势是倾向于摘要式的记录。跟把所有讨论情形都记载下来的详细记录来作比较，摘要式记录对秘书及读者来说较不耗费时间；它们也可能比较不会引起猜疑。不同的人会以不同的方法来解释讨论的要点，而详细的记录总是遭到别人的猜疑。

摘要式记录应当包括所达成的决定，所需要的行动，以及采取那些行动的责任。如可能的话，秘书应当在记录分发前先跟主席一起来检查，但确保记录准时出炉则是秘书的责任。如果在两三天之内记录还没有分发出去的话，他的能力就会受到质疑。

主席跟秘书应当商量好他们两人当中究竟由谁来负责检查经决定的行动是否按照会议记录所写的去执行，这可能牵涉到棘手的追踪检查及跟与会人员的讨论。

在前后两次会议之间，秘书应当注意收集与委员会工作有关的任何资料。如果需要的话，他应当将那些资料予以复印，并分发给与会人员参阅。

4总结秘书在辅助主席，或弥补主席之不足方面担任了很重要的角色。在会议前，他应当：跟主席商量议程将开会所需的文件准备齐全分发议程做好物质上的安排工作在会议中，他应当担任记录协助主席控制会议进行照顾与会人员的福利在会议后，他应当：写好会议记录，并跟主席一起检查分发会议记录实施追踪考核，检查各项行动执行情形分发对与会人员有帮助的任何资料

定期召开的委员会

定期召开的委员会有它自己的模式。那种模式须是把所有的大事情都办完，下一次什么事情也没有做。

这种固定模式是怎么样的？经理人应当采取什么行动才能达到最大效果？

1固定模式反复召开的会议经历四个阶段。

也许需要采取审慎的行动来修正它的正常发展，但要是不采取行动的话，它的结局是不可避免的。

它的连续四个阶段是：（1）创立阶段在这个开创阶段，当一组人头一两次聚会在一起时，它是新鲜的，而且应当是有朝气的。大家都怀着新奇的心情，认为需要开会。为了能作出决定及便于协调，就把一组陌生人引到一块来。他们初来时可能彼此并不认识，需要建立彼此的关系及共同做事的方法。会议召开的范围在形式上也许已确定了，但会议的真正目的与议事方法还是采用他们自己的那一套。

处理一宗退回来的案件时，工作小组就有机会获得新的议事经验。这是一个刺激而愉快的阶段，可使每个人建立归属感。

这个创立阶段的持续时间通常是开两三次会。参加会议的人对于该怎么讲，该如何提案还在摸索中，议程往往是列得满满的，时间是很紧凑的。

（2）规则化阶段一切建立好后，会议就立刻开始进入有规律的阶段。

主席的控制方式已被大家所认同。他跟秘书的关系，以及秘书的工作开始照着模式去做。多久开一次会及每次开会时间的长短开始照着模式去做。

参加会议的人也开始了解彼此的长处和特点。他们开始相识并结伴出入。

在开了两三次会议，会议便成了例行的公事。

（3）生产阶段现在每次会议都照着规定的模式去做。它有它自己特殊的惯例，那是为了执行特定的工作，由一组特定的人在主席的特殊领导下所发展出来的。它是一种他们应当可以有效而迅速地贡献他们心力的模式。

经过连续开了许多次会后，与会人员的互动方式愈来愈定型了。为了容易被辨认出来，每个人开始建立自己的形象。我们可以看到他们设法在建立他们自己的地位或权力，不断地想与人结盟，经常是有创意的及有计划的‐‐或者经常是破坏的及好批评的。任何委员会的许多事情都是在会议室外面进行的。大家寻求合作，寻求支持，寻求减少反对。大家要是为了自己团体的利益，或是想以这种方式使事情能顺利进展，这样做是对的，也是正当的。但这种游说动作总是危险的，因为它会变成一种过分想支配他人的活动。它很可能使某些人只注意游说的进行而忘了委员会的目标。

当会议定型后，时间的使用应当更有效，但是会议会逐渐变得不事生产。

（4）衰退阶段当会议不照惯例行事后，它就逐渐成为一种仪式。

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